01Quem somos

A AEMS Platform é um sistema de gestão para escritórios de imigração e serviços consulares, com processos prontos de vistos, Green Card e serviços consulares, quadros com fases e prazos, automações, documentos, cobranças, portal do cliente e formulários. Ela é oferecida pela American Eagle Multi Systems LLC, empresa constituída no Estado da Flórida, Estados Unidos da América (“AEMS Platform”, “nós”).

Esta Política vale para o site platform.americaneaglemultiservices.com, para o sistema AEMS Platform (inclusive o portal do cliente e os formulários públicos) e para os e-mails que enviamos. Ela segue a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, “LGPD”) e as demais leis aplicáveis. Termos como “dado pessoal”, “titular”, “controlador”, “operador” e “tratamento” têm o significado que a LGPD lhes dá.

02Controladora ou operadora: qual é o nosso papel

Atuamos em dois papéis diferentes, conforme o dado:

• Controladora dos dados de visitantes do site, de quem pede um teste, dos usuários das contas (nome, e-mail, acesso) e dos dados de cobrança. Nesses casos, somos nós que decidimos como e por que tratar os dados.
• Operadora de todo o conteúdo que o escritório cliente coloca no sistema: casos, campos, clientes e familiares deles, documentos de identificação, arquivos, documentos gerados, cobranças, mensagens, e-mails enviados pelas automações e respostas de formulários. O escritório cliente é o controlador desses dados e nós os tratamos só para prestar o serviço, conforme as instruções dela e os Termos de uso.

Podemos recusar, por escrito, uma instrução da empresa cliente que contrarie a lei de proteção de dados.

03Dados que tratamos e para quê

Podemos enviar comunicados sobre novidades da AEMS Platform para o e-mail de quem pediu um teste ou é cliente. Todo comunicado desse tipo traz um jeito simples de deixar de recebê-los. Avisos necessários ao serviço (segurança, cobrança, mudanças nestes documentos) continuam sendo enviados.

04Dados que as empresas guardam no sistema

Os escritórios clientes usam a AEMS Platform para acompanhar os casos dos clientes deles e, por isso, guardam dados como passaporte e outros documentos de identificação, situação e histórico migratório, endereço, dados financeiros, certidões e informações de familiares, inclusive de crianças. Eles também podem abrir o portal do cliente, publicar formulários e enviar e-mails automáticos para essas pessoas.

• Esses dados pertencem ao escritório cliente, que decide o que guardar, por quanto tempo e com qual base legal, inclusive para dados pessoais sensíveis (art. 11 da LGPD) e de crianças e adolescentes (art. 14).
• A equipe da AEMS Platform não acessa esse conteúdo, exceto para prestar suporte a pedido do cliente, manter a segurança e o funcionamento do sistema ou cumprir ordem legal.
• Se você é cliente de um escritório que usa a AEMS Platform e quer exercer os seus direitos, fale primeiro com esse escritório. Se nos procurar, encaminharemos o pedido a ele e ajudaremos no que couber como operadora.

05Com quem compartilhamos

Não vendemos nem alugamos dados pessoais. Compartilhamos dados só com fornecedores que nos ajudam a operar o serviço (suboperadores), sempre no limite do necessário e com obrigação de sigilo e segurança:

Também podemos compartilhar dados: (a) com autoridades, quando a lei ou uma ordem judicial exigir; (b) para proteger direitos, a segurança das pessoas ou do serviço e prevenir fraudes; e (c) em caso de fusão, aquisição ou venda de ativos, situação em que o comprador assume os compromissos desta Política.

06Transferência internacional

A AEMS Platform é oferecida por uma empresa americana e os principais servidores ficam nos Estados Unidos. Por isso, dados de usuários no Brasil são transferidos para fora do país. Fazemos essa transferência conforme o art. 33 da LGPD, para executar o contrato com a empresa cliente, e exigimos dos fornecedores garantias de proteção compatíveis com a LGPD, como cláusulas contratuais de proteção de dados.

07Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perda e vazamento, entre elas:

• conexões cifradas (HTTPS/TLS) entre o navegador e o sistema;
• isolamento dos dados de cada escritório por regras de acesso aplicadas no próprio banco de dados;
• permissões por empresa, processo e fase, definidas pelos administradores do cliente;
• histórico de alterações com quem, quando e o que mudou;
• exclusões lógicas, que permitem recuperar o que foi removido por engano, e cópias de segurança;
• encerramento de sessões paradas e corte imediato do acesso de usuários desativados;
• acesso interno restrito a quem precisa dele para operar o serviço.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se ocorrer um incidente que possa gerar risco ou dano relevante, avisaremos as empresas clientes afetadas e, quando for o caso, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos prazos da lei.

08Por quanto tempo guardamos

• Conteúdo da conta do cliente: enquanto a assinatura estiver ativa. Depois do cancelamento, mantemos os dados por 90 dias para que a empresa possa exportá-los ou reativar a conta; depois disso, eles são excluídos. As cópias de segurança são apagadas no ciclo normal de rotação.
• Pedidos de teste que não viraram contratação: até 12 meses após o último contato.
• Registros de acesso: no mínimo 6 meses, conforme o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
• Dados de cobrança e fiscais: pelo prazo exigido pelas leis fiscais e contábeis aplicáveis.
• Dados necessários para defesa em processos: até o fim dos prazos de prescrição.

09Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir a qualquer momento:

• confirmação de que tratamos dados seus e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• eliminação dos dados tratados com o seu consentimento e informação sobre a possibilidade de não consentir;
• informação sobre com quem compartilhamos os seus dados;
• revogação do consentimento e oposição a tratamentos feitos em desacordo com a lei;
• revisão de decisões tomadas só por tratamento automatizado que afetem os seus interesses.

Para exercer esses direitos, escreva para service@americaneaglemultiservices.com com o assunto “Privacidade”. Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade antes de atender. Respondemos de forma simplificada imediatamente e, quando for preciso uma declaração completa, em até 15 dias. Você também pode reclamar à ANPD.

Se você estiver em outro país, como os Estados Unidos ou um país da União Europeia, pode ter direitos parecidos pelas leis locais. Use o mesmo canal e atenderemos conforme a lei aplicável.

10Cookies

Cookies são pequenos arquivos que um site grava no navegador. A AEMS Platform usa apenas cookies essenciais e de preferência: sem eles o login não funciona ou o sistema esquece as suas escolhas. Não usamos cookies de análise, de publicidade nem de rastreamento entre sites.

O site platform.americaneaglemultiservices.com não grava cookies. Ele guarda no armazenamento local do navegador apenas a sua escolha de idioma e a informação de que você já viu o aviso de cookies. O sistema também usa o armazenamento local para preferências de tela, como a visualização escolhida e rascunhos não enviados, que não saem do seu navegador.

Você pode apagar ou bloquear cookies nas configurações do navegador. Se bloquear os cookies essenciais, não será possível entrar no sistema. Como só usamos cookies necessários ao serviço, não pedimos consentimento para eles. Se um dia passarmos a usar cookies de análise ou publicidade, pediremos a sua autorização antes.

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11Inteligência artificial

Alguns recursos usam inteligência artificial, como a sugestão de campos ao montar um modelo de documento. Nesses casos, enviamos ao provedor de IA só o conteúdo necessário para gerar a sugestão, no momento em que alguém usa o recurso. Não usamos os dados dos clientes para treinar modelos de inteligência artificial, e o provedor contratado não usa os dados recebidos pela API para treinar os modelos dele. As sugestões são revisadas por uma pessoa antes de serem salvas.

12Crianças e adolescentes

A AEMS Platform é um serviço para escritórios e os logins da equipe não se destinam a menores de 18 anos. Casos de imigração, passaporte e registro de nascimento muitas vezes incluem dados de crianças e adolescentes. Nesses casos, o escritório cliente é o controlador e deve tratar esses dados no melhor interesse deles, com o consentimento ou a base legal exigida pela LGPD (art. 14), e dar acesso ao portal só aos pais ou responsáveis.

13Alterações

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças no serviço ou na lei. A data da versão vigente fica no topo da página. Se a mudança for relevante, avisaremos os administradores das contas por e-mail ou dentro do sistema antes de ela valer.

14Contato e Encarregado

01Who we are

AEMS Platform is a management system for immigration and consular services offices, with ready-made visa, Green Card and consular processes, boards with phases and deadlines, automations, documents, billing, a client portal and forms. It is provided by American Eagle Multi Systems LLC, a company organized in the State of Florida, United States of America (“AEMS Platform”, “we”).

This Policy applies to the platform.americaneaglemultiservices.com website, to the AEMS Platform system (including the client portal and public forms) and to the emails we send. It follows Brazil’s General Data Protection Law (Law No. 13,709/2018, “LGPD”) and other applicable laws. Terms such as “personal data”, “data subject”, “controller”, “processor” and “processing” have the meaning given by the LGPD.

02Controller or processor: our role

We act in two different roles, depending on the data:

• Controller of the data of website visitors, people who request a trial, account users (name, email, access) and billing data. In these cases, we decide how and why the data is processed.
• Processor of all content the client office puts in the system: cases, fields, clients and their family members, identity documents, files, generated documents, billing, messages, emails sent by automations and form responses. The client office is the controller of that data, and we process it only to provide the service, following its instructions and the Terms of Use.

We may refuse, in writing, any instruction from the client company that breaches data protection law.

03Data we process and why

We may send news about AEMS Platform to the email of people who requested a trial or are clients. Every message of this kind includes a simple way to stop receiving them. Notices required by the service (security, billing, changes to these documents) are still sent.

04Data companies store in the system

Client offices use AEMS Platform to track their clients’ cases and therefore store data such as passports and other identity documents, immigration status and history, address, financial data, certificates and information about family members, including children. They may also open the client portal, publish forms and send automatic emails to these people.

• This data belongs to the client office, which decides what to store, for how long and on what legal basis, including for sensitive personal data (LGPD art. 11) and data about children and adolescents (art. 14).
• The AEMS Platform team does not access this content, except to provide support at the client’s request, keep the system secure and running, or comply with a legal order.
• If you are a client of an office that uses AEMS Platform and want to exercise your rights, contact that office first. If you contact us, we will forward the request to it and help as a processor where appropriate.

05Who we share data with

We don’t sell or rent personal data. We share data only with vendors that help us run the service (sub-processors), always to the extent necessary and under confidentiality and security obligations:

We may also share data: (a) with authorities, when required by law or court order; (b) to protect rights and the safety of people or the service and to prevent fraud; and (c) in a merger, acquisition or sale of assets, in which case the buyer takes on the commitments in this Policy.

06International transfers

AEMS Platform is provided by a US company and its main servers are in the United States. For this reason, data of users in Brazil is transferred abroad. We make this transfer under article 33 of the LGPD, to perform the contract with the client company, and we require vendors to provide data protection safeguards compatible with the LGPD, such as contractual data protection clauses.

07Security

We take technical and administrative measures to protect data against unauthorized access, loss and leaks, including:

• encrypted connections (HTTPS/TLS) between the browser and the system;
• isolation of each office’s data through access rules enforced in the database itself;
• permissions per company, process and phase, set by the client’s administrators;
• a change history showing who changed what, and when;
• soft deletions, which allow restoring what was removed by mistake, and backups;
• automatic sign-out of idle sessions and immediate loss of access for deactivated users;
• internal access limited to those who need it to run the service.

No system is completely immune to incidents. If an incident occurs that may cause relevant risk or harm, we will notify the affected client companies and, where applicable, Brazil’s National Data Protection Authority (ANPD), within the legal deadlines.

08How long we keep data

• Client account content: while the subscription is active. After cancellation, we keep the data for 90 days so the company can export it or reactivate the account; after that, it is deleted. Backups are erased in their normal rotation cycle.
• Trial requests that did not become subscriptions: up to 12 months after the last contact.
• Access logs: at least 6 months, as required by Brazil’s Internet Civil Framework (Law No. 12,965/2014).
• Billing and tax data: for the period required by applicable tax and accounting laws.
• Data needed to defend legal claims: until the applicable limitation periods end.

09Your rights

Under the LGPD (art. 18), you may request at any time:

• confirmation that we process your data and access to it;
• correction of incomplete, inaccurate or outdated data;
• anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive data, or data processed unlawfully;
• portability of your data to another provider;
• deletion of data processed with your consent, and information about the option not to consent;
• information about who we share your data with;
• withdrawal of consent and objection to processing carried out in breach of the law;
• review of decisions made solely by automated processing that affect your interests.

To exercise these rights, email service@americaneaglemultiservices.com with the subject “Privacy”. We may ask for information to confirm your identity before responding. We reply in simplified form immediately and, when a full statement is needed, within 15 days. You may also file a complaint with the ANPD.

If you are in another country, such as the United States or a European Union country, you may have similar rights under local law. Use the same channel and we will respond as the applicable law requires.

10Cookies

Cookies are small files a website stores in your browser. AEMS Platform uses only essential and preference cookies: without them, sign-in doesn’t work or the system forgets your choices. We don’t use analytics, advertising or cross-site tracking cookies.

The platform.americaneaglemultiservices.com website doesn’t set cookies. It only stores in your browser’s local storage your language choice and that you have already seen the cookie notice. The system also uses local storage for screen preferences, such as the chosen view and unsent drafts, which never leave your browser.

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11Artificial intelligence

Some features use artificial intelligence, such as suggesting fields when building a document template. In those cases, we send the AI provider only the content needed to generate the suggestion, at the moment someone uses the feature. We don’t use client data to train artificial intelligence models, and the contracted provider doesn’t use data received through its API to train its models. Suggestions are reviewed by a person before they are saved.

12Children and adolescents

AEMS Platform is a service for offices, and team logins are not intended for people under 18. Immigration, passport and birth registration cases often include data about children and adolescents. In those cases, the client office is the controller and must process that data in their best interest, with the consent or legal basis required by the LGPD (art. 14), and give portal access only to parents or guardians.

13Changes

We may update this Policy to reflect changes in the service or the law. The effective date of the current version is shown at the top of the page. If a change is significant, we will notify account administrators by email or within the system before it takes effect.

14Contact and Data Protection Officer

This English version is provided for convenience. For clients and data subjects in Brazil, the Portuguese version prevails in case of any difference.